۱. ضرورت تنظیم الکترونیکی اسناد
به موجب ماده ۱ از قانون دفاتر اسناد رسمی و كانون سر دفتران و دفتریاران مصوب ۱۳۵۴:
دفترخانه اسناد رسمی واحد وابسته به وزارت دادگستری است و برای تنظیم ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات مربوط تشكیل می شود سازمان و وظایف دفترخانه تابع قوانین و نظامات راجع به آن است.
در همه کشورها دفاتر اسناد رسمی طی تشریفاتی تشکیل می شوند. این دفاتر بازوان مستند ساز روابط حقوقی و به ویژه کمک یاران دستگاه قضایی هر کشوری هستند و نقش مهمی در ثبت اعمال حقوقی و سایر وقایع ایفا می کنند. گواهی آنها مورد احترام است و توان اثباتی حداکثری در محاکم دارد. این شغل آنقدر مهم است که در کشوری مثل ژاپن غالبا قضات و دادستان های سابق به عنوان سردفتر فعالیت می کنند، کسانی که سال ها فعالیت حقوقی عملی انجام داده اند. در ایران تعداد فرصت های سردفتری از قبل تعیین می شود و با آزمونی که به عمل می آید، افراد واجد شرایط وارد حرفه سردفتری می شوند.
در حال حاضر بیش از ۷۰۰۰ دفتر اسناد رسمی در کشور فعال هستند. این دفاتر روزانه در سرتاسر کشور هزاران سند رسمی تنظیم می کنند. این حجم فعالیت مستلزم صرف هزینه های کاغذی و تحریری و بایگانی قابل توجهی است؛ به این مهم دیگر معایب اسناد کاغذی را نیز باید افزود. همچنین، تنظیم اسناد با دست خط های مختلف که ممکن است در مواردی خوانا نباشد و مشکلاتی ایجاد کند، امکان تنظیم نابسمان دفتر مانند موردی که اشتباهات مکرر صورت می گیرد و دوباره تصحیح می شود می تواند منجر به عدم ثبت دقیق عمل یا واقعه حقوقی گردد؛ به ویژه عدم دسترسی به اسناد نزد دفاتر در نقاط دیگر به دلیل محدودیت جغرافیایی، عمده دلایلی است که ضرورت تنظیم الکترونیکی اسناد رسمی را می رساند. البته تنظیم الکترونیکی اسناد از همه ابعاد مزیت محسوب نمی شود؛ و دارای معایبی نیز هست. نگهداری اسناد در قالب الکترونیکی دارای مزایایی به شرح زیر است:
۱. نگهداری اسناد الکترونیکی فضای بسیار کمتری را اشغال می کند، بدون هزینه است و از سرعت و سهولت بالا و بدون محدودیت در دسترسی برخوردار است: امروزه هر اداره، سازمان یا نهادی (دولتی و غیر دولتی) دارای یک اتاق یا واحد بایگانی است که در آن پرونده های مختلف به ترتیب خاصی (معمولا با توجه به تاریخ یا موضوع پرونده ها) بایگانی و فرد یا افراد خاصی نیز به عنوان بایگان بر این امر گمارده شده اند. علاوه بر این، هزینه کاغذ را نیز باید افزود. در صورت نیاز به دسترسی به اسناد نیز لازم است مقداری زمان صرف شود تا در دسترس قرار گیرد. همچنین، در دسترسی به اسناد از نظر زمانی و مکانی محدودیت وجود دارد، و تنها زمانی میسر است که به محل بایگانی دسترسی وجود داشته باشد. در این راستا، بازخوانی یک گزارش در خصوص ضرورت حذف ارتباطات کاغذی خالی از لطف نیست:
امروزه هر کارمند آمریکایی به طور متوسط ۱۲۰۰۰ تکه کاغذ در سال مصرف می کند، هزینه پرینت هر کارمند نیز به طور متوسطه بین ۶۰۰ الی ۲۰۰۰ دلار در سال است. انبار کاغذها و بازیافت آنها نیز پرهزینه است. دولت ایالات متحده تخمین می زند که انبار تقریبا هر نیم کیلو کاغذ سالانه ۱۹ دلار هزینه می برد. با این نرخ، با فرض اینکه کارمندان شما تنها ۶۰ درصد از کاغذهای پرینت شده را ذخیره کنند، سالانه باید برای هر کارمند ۱۵۰۰ دلار برای ذخیره کاغذ صرف شود. واضح است که هزینه های دیگری نیز در [تجارت] کاغذی وجود دارد، مانند هزینه فکس، ارسال، دریافت و عوامل زمانی مانند انتظاری که برای پرینت شدن مطلبی یا برای دریافت بسته ای صرف می شود.
اما در بایگانی اسناد به صورت الکترونیکی هم فضای کمتری اشغال می شود و هم نیازی به بایگان نخواهد بود. چرا که هر کارمندی هر عملیاتی را که انجام می دهد، هم زمان ذخیره و بایگانی نیز می کند، و امکان دسترسی به آن از طریق شبکه داخلی برای دیگر همکاران نیز در هر زمان و در هر مکان که بخواهند، میسر است. حذف هزینه های بایگانی نیز از جمله دیگر مزایاست.
۲. تهیه رونوشت اسناد و سوابق الکترونیکی سریع، بسیار کم هزینه و بسیار کم حجم است: در مقایسه با تهیه رونوشت اسناد و مدارک کاغذی که کاری است زمان بر و هزینه بر و از نظر اشغال فضا به اندازه اصل اسناد و مدارک جاگیر است، در مدت کوتاهی و تنها از طریق کامپیوتر یا هر سیستم رایانه ای دیگر، چندین رونوشت می توان از اسناد الکترونیکی تهیه کرد.
۳. انتقال سوابق الکترونیکی در مواقع لزوم با سرعت بیشتری انجام می گیرد: فرض کنید قرار باشد پرونده ای از یک اداره به اداره دیگر در شهر دیگر ارسال شود، زمان و هزینه پستی قابل توجهی لازم است صرف شود و اگر پرونده در مسیر انتقال گم شود، جبران آن تقریبا غیر ممکن است. اما در انتقال الکترونیکی اسناد بدون اینکه زمان و هزینه پستی صرف شود، پرونده منتقل می شود. همچنین، اگر در مسیر انتقال به دلیل اختلالات فنی سابقه الکترونیکی گم شود یک رونوشت آن در پایگاه اطلاعاتی ارسال کننده همچنان موجود است. بدیهی است که برای تبادل اطلاعات به صورت الکترونیکی لازم است دولت الکترونیکی به معنی دقیق کلمه پیاده شود، و الا این مزایا تنها در لابه لای کتب محسوس خواهد شد.
در کنار مزایای فوق، یک سری معایب نیز در ارتباط با اسناد الکترونیکی قابل تصور است:
۱. بالا بودن احتمال ورود صدمه به کل اسناد الکترونیکی در صورت فقدان نسخه ثانی: درست است نگهداری اسناد و مدارک الکترونیکی حجم کمتری اشغال می کند، اما احتمال ورود صدمه به کل اسناد الکترونیکی به طور همزمان، به شدت افزایش می یابد. به این صورت که اگر منبع نگهداری اسناد صدمه ببیند، مانند حافظه کامپیوتر، احتمال از بین رفتن کل اسناد، به مانند آتش گرفتن کامل اتاق بایگانی اسناد کاغذی، زیاد است، مگر اینکه نسخه های پشتیبان دیگری از اسناد الکترونیکی تولید و نگهداری شده باشد.
۲. غیر قابل تغییر بودن ارتباطات الکترونیکی (یعنی تمامیت و یکپارچگی آنها) در همه ارتباطات به طور صد در صد تضمین نیست: درست است که اصل بر تمامیت داده پیام است، و این به معنی غیر قابل تغییر بودن داده پیام و سوابق الکترونیکی است، اما تنها در بستر فنی مناسب این اصل محقق می شود نه در همه شرایط، مانند موردی که ارتباطات الکترونیکی با امضای دیجیتالی ارسال شده باشد.
۳. عدم وصول کامل ارتباط الکترونیکی محتمل است: در ارتباطات کاغذی عادتا یا همه اسناد و سوابق کاغذی به دست گیرنده می رسد یا هیچ بخشی از آن وصول نمی شود. اما در ارتباطات الکترونیکی، طبق آنچه که تا کنون تجربه شده است و محصول پیچیدگی های عرصه فناوری اطلاعات است، ممکن است بخشی از آن در مسیر انتقال از بین برود یا منتقل نشود، یا توسط شخص غیر مرتبط دریافت شود، مانند مواردی که گاهی شماره تلفن را به طور صحیح وارد می کنیم، اما به دلیل اختلال فنی خارج از اراده ما شماره دیگری گرفته می شود؛ یا مانند پیام کوتاهی که از طریق موبایل ارسال می شود و به دلیل طولانی بودن متن پیام، بخشی از آن دریافت نمی شود یا در دو سند (پیام کوتاه) دریافت می شود.
۴. ضعف در حوزه قانونگذاری یکی دیگر از معایب عرضی اسناد الکترونیکی است: عرصه ارتباطات سنتی از اصول و قواعد حقوقی مستحکم و دیرینه ای برخوردار است. اما ارتباطات الکترونیکی طی یک دهه گذشته مورد توجه قانونگذاران قرار گرفته است. حتی ممکن است در برخی از کشورها هنوز قوانین تجارت الکترونیکی وضع نشده باشد. به همین دلیل است که برخی از مسائل مربوط به اسناد الکترونیکی از پاسخ حقوقی متقن برخوردار نیستند، و حتی در باب مسائلی که قانون وضع شده است نحوه اعمال مبانی قانونی به دلیل کم مطرح شدن پرونده های این حوزه تا کنون چندان روشن نیست. مسائلی نیز وجود دارد که صرفا از لحاظ آکادمیک و تئوری قابل تامل است نه از نظر عملی.
۵. کمبود کارشناسان حوزه ارتباطات الکترونیکی یکی دیگر از ضعف های این حوزه است: در دنیای فیزیکی ارتباط به هر طریق سنتی که باشد (نامه، تلفن، تلگراف، فکس)، اگر در بستر ارتباطات مشکلی پیش آید، از جمله اینکه عده ای به هر دلیلی اسناد و مدارک را جعل کنند، متخصصان زیادی هستند که کشف حقیقت کنند. اما در دنیای الکترونیکی تعداد این متخصصان به مراتب کمتر است، و هر چند احتمال یافتن اشخاص و عوامل ایجاد اختلال الکترونیکی بالاست، اما سپردن آنها به دست قانون بسی مشکل است. فردی که از خارج از کشور و از طریق اینترنت در سوابق ذخیره شده در منبع اطلاعاتی سازمان ها و نهادهای دولتی یا خصوصی دست کاری می کند، چگونه قابل تعقیب است؟ آیا ساز و کارهای قانونی لازم ایجاد شده است؟
لذا یکی از چالش های موجود در دستگاه قضایی کشور را می توان کمبود کارشناسانی دانست که در دعاوی مربوط به جعل اسناد الکترونیکی و اینترنتی متبحر و کارگشا باشند. کانون کارشناسان رسمی قوه قضائیه می تواند در تربیت کارشناسان این حوزه نقش موثری ایفا کند.
۲. ساز وکار اجرایی تنظیم الکترونیکی اسناد رسمی
تنظیم الکترونیکی اسناد رسمی مزایای قابل توجهی دارد، مانند اینکه لازم نیست طرفین در یک دفترخانه حاضر شده و سند رسمی را امضا کنند. طرفین یک سند به مدد فناوری می توانند در دفاتر متفاوت حاضر شده و با اتصال سیستم دفاتر به هم و احراز هویت طرفین توسط سردفتران سند رسمی تنظیم نمایند. سرعت، سهولت، شفافیت و جلوگیری از پولشویی در روند تنظیم اسناد مزایای دیگریست.
شیوه تنظیم اسناد رسمی الکترونیکی به دو سازوکار کلی متصور است: